Il PMO è la struttura organizzativa che ricopre un ruolo centrale nella gestione dei progetti e delle risorse ad essi allocate, garantendo:
- definizione del budget dei progetti aziendali basato su una cultura omogenea per la determinazione dei costi, risulterà meglio leggibile e più trasparente
- controllo costante dei costi e delle stime a finire dei progetti
- analisi accurata dei rischi e dei fattori critici di successo
- analisi delle aree di sovrapposizione per l'individuazione di soluzioni di tipo operativo
- controllo sui progetti perché siano in linea con il business aziendale
- economie di scala ottenibili da uno stretto controllo delle risorse e degli obiettivi dei singoli progetti
Più nel dettaglio un PMO ha quattro principali aree di influenza, aree presenti anche contemporaneamente, la cui importanza può variare fortemente in funzione della maturità del modello od anche della strategia aziendale:
Sviluppo delle risorse
Il PMO per divulgare la cultura di project management ed incrementarne la conoscenza si può far carico di organizzare attività volte alla crescita professionale delle risorse. In un certo senso un PMO può divenire un "centro di eccellenza" per il project management, che si incaricherà di:
- organizzare corsi di project management definendone i contenuti ed il calendario
- organizzare convegni ed eventi
- contribuire alla diffusione di programmi per il riconoscimento delle professionalità
- favorire la divulgazione delle conoscenze e delle esperienze all'interno delle comunità
- essere il punto di riferimento per la crescita professionale dei singoli e per la definizione di percorsi di qualità
- promuovere la certificazione delle persone come elemento qualificante, distintivo e premiante
Definizione degli standard
Affinché tutte le persone che vengono trasferite da un progetto ad un altro abbiano sempre a disposizione gli stessi strumenti, gli stessi template e lo stesso lessico, il PMO deve adoperarsi nella standardizzazione di processi e tool e quindi:
- definire politiche e procedure, processi e metodologie
- definire la modulistica comune
- individuare le metriche e gli indicatori di performance fondamentali per la valutazione del progetto
- costruire una metodologia aggiornandola continuamente
- definire un lessico comune in modo tale da evitare incomprensioni e confusioni
Gestione delle interazioni con gli altri progetti
Il PMO deve focalizzare la sua attenzione sul coordinamento dei progetti, gestendo le interazioni tra gli stessi, riducendone conflitti e sovrapposizioni e attribuendo le priorità in funzione degli obiettivi aziendali o del cliente:
- individuare le necessità
- definire ed identificare gli strumenti per il controllo e la gestione dei progetti
- prevedere funzioni di monitoraggio e controllo per salvaguardare i progetti dai problemi o per evitare che progetti già a rischio ottengano risultati peggiori
- creare e gestire un repository comune in modo tale che i deliverable prodotti da progetti precedenti possano essere riutilizzati in nuovi progetti per salvaguardare tempi e costi
Supporto al management aziendale
Il PMO deve fornire un efficace supporto alle decisioni strategiche del management aziendale e quindi:
- gestire tutto il processo di approvazione e di revisione dei progetti
- fornire reportistica sull'andamento dei progetti in modo da assicurarne il corretto sviluppo, evidenziandone le criticità o i rischi rilevati in modo tale che possano essere prese le eventuali misure correttive
- garantire al management l'attenzione al business dei progetti assicurando la qualità dei risultati in termini di soddisfazione del cliente e di profitto per l'azienda
Implementazione
Come può essere implementato un organismo per la gestione dei progetti all'interno di una organizzazione? L'approccio che viene dato è solo uno dei tanti possibili, ha solo, forse, il vantaggio di essere estremamente graduale. Ricordiamo però che l'introduzione di un PMO non può prescindere dal fatto che vi debba essere un forte commitment da parte del management e gli stakeholder dovranno essere coinvolti sin dalle prime fasi della creazione della nuova struttura. L'approccio prevede una estensione graduale dell'area di intervento con un'analoga progressione sull'influenza dei dati aziendali:
- il primo passo verso la costituzione di una struttura di PMO è quello di iniziare a gestire singoli progetti o programmi che siano comunque prioritari per l'azienda. In questo caso il PMO ha un ruolo di natura teorico/concettuale, elabora modelli e metodi, definisce i ruoli dei vari attori del progetto e non esercita alcun tipo di azione o controllo sui progetti
- in una fase successiva, dopo che la prima ha ottenuto i benefici che ci attendeva, si può procedere ampliando la sfera di influenza del PMO su un insieme di progetti caratterizzati dal fatto di avere in comune un'area di business, un tipo di tecnologia o un segmento di mercato. In questo caso il PMO inizia ad esercitare un controllo diretto sui progetti, partecipando operativamente ad alcune attività per le quali viene chiamato a prendere le decisioni che gli competono
- la fase finale di questa evoluzione si concretizza nell'estensione del raggio d'azione del PMO a tutto il portafoglio progetti dell'azienda. Il PMO è ora arrivato a svolgere un ruolo più incisivo agendo come un organo che deve governare e indirizzare i progetti fornendo tool e linee guida. Il rapporto con i vertici aziendali è sempre più stretto