Preparate i partecipanti prima del workshop per chiarire scopo, svolgimento, tempistiche, responsabilità e ruoli prima, durante e dopo il workshop. Se necessario, date delle pre-assegnazioni alle persone che vorrete coinvolgere nel lavoro.
Esecuzione del workshop
Non limitatevi a pensare a voi e ai vostri colleghi. Considerate tutti i partecipanti alla riunione, il loro background culturale e quali sono invece i requisiti richiesti per partecipare, contribuire o capire. Se pensate che il tema sia difficile per essere compreso da chi non ne ha mai sentito parlare, potrebbe essere utile usare una metafora che sia vicina al contesto culturale delle persone. Ma, non troppo vicino per non incorrere nel rischio di fare errori (p.e., se siete con medici, non fate esempi che possano riguardare trial medici, primo soccorso o sala operatoria, tutte cose di cui loro sanno molto più di voi). Potrebbe invece essere utile chiedere a loro di aiutarvi a definire il contesto e a trovare esempi: “Nella vostra giornata lavorativa, vi viene in mente un momento in cui fate un allineamento fra voi, prima di iniziare la giornata? OK, chiamiamo Daily Scrum questo momento”.
Timing
Eseguite il workshop secondo la pianificazione prevista. Sapere in ogni momento a che punto siamo nel percorso ipotizzato ci permette di comprendere meglio lo stato corrente e i passaggi successivi. Per esempio, in un workshop di storming è importante avere ben chiaro quanto tempo dedicare alla fase di esplorazione di nuove idee e quanto alla sintesi; riprenderemo questo aspetto in uno dei prossimi articoli. Anche se desiderate che la riunione si svolga con un certo grado di spontaneità e improvvisazione, converrebbe sempre pensare prima a ruoli, contenuti e tempistiche. Per esempio spesso mi trovo a condividere questo time sheet con i colleghi con cui devo organizzare un meeting:
Per quanto possa sembrare assurdo pianificare ogni minuto, specialmente se non avete mai provato il meeting o il vostro talk, questa tabella vi aiuterà a non rimanere in balia degli eventi. Poi, quando sarete sul palco o nel bel mezzo della riunione, potrete tranquillamente abbandonarvi a un certo grado di improvvisazione.
Chiusura
Insieme al framing, la chiusura è la parte più importante dell’intera riunione. Ricordate di dare il giusto spazio per fare la sintesi di quello che è successo, dei risultati raggiunti e di fare il piano dei prossimi passi. Verificate se alla fine siete giunti a rispondere alle domande che vi eravate poste all’inzio e se quindi avete rispettato il goal e lo scope della riunione stessa. Fate in modo che tali considerazioni siano rese dalle persone e condivise da tutti.
Conclusioni
Questi sono solo alcuni consigli pratici e generici che conviene tenere a mente prima e durante il meeting o il workshop. Nella prossima puntata entreremo nel dettaglio della struttura di un meeting, parlando della gestione delle tempistiche sia per l’apertura che per la chiusura.