Per poter svolgere questi compiti, un facilitatore deve usare strumenti e tecniche volti a tenere sotto controllo, fra gli altri, alcuni aspetti principali. Tempi Il rispetto delle tempistiche complessive del meeting o delle singole fasi è fondamentale sia per non invadere lo spazio dedicato ad altro, sia per permettere a tutti di rimanere concentrati e massimamente attivi per il tempo strettamente necessario. Modalità di lavoro La struttura della riunione deve essere scelta in modo che sia adatta allo scopo della stessa; le vari fasi del meeting devono garantire una corretta modalità di interazione (Ice Breaking, discovery/storming, closing/sintesi finale) e adattarsi al sentimento del gruppo in quel momento.
Spazie e logistica
Strettamente legato al punto precedente è la scelta degli spazi, la dislocazione di mobili o accessori, che deve esser funzione del tipo di interazione scelta e del format della riunione (frontale, workshop, interattiva, etc.). Bilanciamento dei flussi e dell’energia della stanza È importante osservare il gruppo in riunione intercettando il sentimento, i desideri e le necessità di tutti. Comunicazione efficace Per ottenere un meeting efficace è importante conoscere le basi della comunicazione efficace, dell’ascolto attivo e delle tecniche di “sabotaggio”, queste ultime per evitare che qualcuno rovini la riunione stessa.
Un sommario dei temi trattati
I prossimi articoli della serie, quindi, saranno dedicati specificamente al tema della facilitazione, che affronteremo nel corso di più puntate e non con una sola parte. Per ovvi motivi non entreremo nel profondo di tali argomenti, ognuno dei quali richiederebbe una serie a sé. Vorrei invece condividere alcuni spunti lasciando gli approfondimenti a chi fosse interessato. Nel complesso, ci occuperemo dei temi riportati di seguito.
Comunicare in modo efficace:
- l’ascolto attivo
- i principi della comunicazione
- intercettare i sabotaggi nella comunicazione
Stili relazionali Come dare un feedback Evoluzione del gruppo:
- le fasi dell’evoluzione del gruppo
- come cambia la facilitazione nelle varie fasi
Modalità di lavoro
- struttura e format del meeting
- la logistica
- la gestione del tempo
Accanto a questo articolo introduttivo sulla facilitazione — quinta parte della serie — che contiene una traccia degli argomenti sulla facilitazione, pubblichiamo in questo numero di dicembre 2020 la parte VI della serie, che affronta il tema dell’ascolto attivo. Buona lettura
Riferimenti [1] Team Working Agreement Canvas https://www.scruminc.com/team-working-agreement-canvas
[2] Talent Canvas https://www.marcocalzolari.com/talent-canvas
[3] Enrico Meloni, Talent Canvas: Rivoluzione Agile nel mondo HR https://blog.avanscoperta.it/2018/04/04/talent-canvas-rivoluzione-agile-nel-mondo-hr/
[4] Peter M. Senge, The Fifth Discipline: The art and practice of the learning organization. 2nd revised edition, Random House Business, 2006